Kravet til en forsvarlig saksbehandling ved nedbemanning

For at en oppsigelse skal være gyldig, er det som hovedregel ikke tilstrekkelig at den er godt begrunnet, det er også et vilkår at saksbehandlingen er forsvarlig.

Dersom saksbehandlingen ikke er tilstrekkelig god, kan en ellers godt begrunnet oppsigelse settes til side som ugyldig.

Kravet til saksbehandling kan enkelt oppsummeres i tre deler; krav til at nødvendige vurderinger er gjort, krav til drøftelser og krav til dokumentasjon.

Dokumentasjonskravet

Generelt gjelder at det skal kunne være mulig å etterprøve for domstolene, at en god saksbehandlingen er på plass. Dette betyr at virksomheten må sørge for dokumentasjon for hvilke vurderinger som er gjort, de beslutninger som er tatt, og at det lages referater fra møter gjennom hele prosessen.

God planlegging er viktig 

En nedbemanning starter som hovedregel med vurderinger på ledelsesplan knyttet til et behov for å redusere antall ansatte i virksomheten. Ved vurderingen av behovet for en nedbemanning vil alternativer måtte vurderes fra starten av, herunder eventuelle andre måter å oppnå kostnadsreduksjoner på, og alternativ sysselsetting for de ansatte som eventuelt vil omfattes av en nedbemanning.

Oversikt over regelverket, herunder hvilke tariffavtaler som gjelder, eventuelt internt regelverk som virksomheten er bundet av, må på plass tidlig i prosessen.

Beslutninger i riktige organer

Spørsmålet om en nedbemanning skal gjennomføres, omfanget av den og gjennomføringen av den vil måtte behandles i de relevante organer i virksomheten.  Hvilket organ som behandler spørsmålet om en nedbemanning i virksomheten avhenger av hvordan en virksomhet er organisert, og størrelsen på virksomheten. I noen virksomheter vil enhver slik vurdering bli behandlet i styret, mens i andre selskaper vil beslutningsnivået eksempelvis kunne være på avdelingsledernivå.

Plikten til tidlige drøftelser med tillitsvalgte, informasjon til arbeidsmiljøutvalg m.v. 

Virksomheter som jevnlig har minst 50 ansatte har plikt til tidlig i en slik prosess å innlede drøftelser med de tillitsvalgte. Også der det er færre ansatte enn 50, men hvor det kan være aktuelt med oppsigelse av minst 10 ansatte, gjelder en plikt til tidlige drøftelser med de tillitsvalgte. Der virksomheten har arbeidsmiljøutvalg har virksomheten plikt til å informere om en mulig forestående nedbemanning, slik at utvalget kan behandle spørsmålet. Tariffavtaler må sjekkes siden slike kan fastsette ytterlige plikter til drøftelser, enn det loven gjør.

Felles informasjon til de ansatte

Etter at plikten til kollektiv informasjon og drøftelser etter lov og avtaleverk er ivaretatt og rammene for prosessen er avklart er det hensiktsmessig at de ansatte informeres. Dette kan gjøres med et eller flere informasjonsmøter, og gjerne også med informasjon på e-post.  

Når det gjelder hvilken informasjon som skal gis er det viktig at det gis så korrekt og fullstendig informasjon som mulig, slik at den ansatte kan sette seg inn i situasjonen generelt og også for egen del. Det bør i hvert fall redegjøres for begrunnelsen for nedbemanningen, omfanget av nedbemanningen og hvordan den er planlagt gjennomført. Det er sentralt at utvelgelseskriteriene blir redegjort for, og hva som begrunner de valgte kriterier. Dersom det er aktuelt med sluttvederlag, er dette et punkt det må informeres om.

Individuelle drøftelsesmøter

Før beslutning om oppsigelse tas, skal det gjennomføres et møte med den ansatte som vurderes for oppsigelse. Dersom plikten til å gjennomføre dette møtet ikke er overholdt kan en oppsigelse settes til side, av en domstol.

Det er de ansatte som ut fra utvelgelseskriteriene er aktuelle for oppsigelse, som innkalles til møtet. Noen ganger vil ikke utvelgelseskriteriene gi entydige svar om hvem som skal innkalles. I så tilfelle innkalles alle de som kan tenkes å rammes av nedbemanningen.

Formålet med møtet er å gi den ansatte mulighet til å påvirke beslutningen, og det er derfor viktig at alt av betydning for den enkelte arbeidstaker kommer frem. Dersom det eksempelvis viser seg at arbeidstaker utfører en annen funksjon i virksomheten enn det arbeidsgiver har forutsatt, kan det medføre at den ansatte faller utenfor rammen for nedbemanningen.  

Den ansatte har krav på en skriftlig innkalling til møtet i god tid, slik at han kan forberede seg og også avklare om han skal ha med seg en rådgiver. Den ansatte kan ha med seg en rådgiver på møtet; dette kan være en kollega, en venn, en tillitsvalgt eller en advokat. Det er ingen begrensninger mht hvem den ansatte velger å ta med seg som rådgiver eller støtte i et slikt møte.

Dersom den ansatte ikke ønsker et slikt møte, er ikke virksomheten forpliktet til å gjennomføre et drøftingsmøte. Et slikt møte er heller ikke nødvendig dersom den ansatte ikke samarbeider om gjennomføringen.  

Det skal føres et referat fra drøftingsmøtet, og plikten til å ivareta dette påligger arbeidsgiver. Det er ikke et absolutt krav at den ansatte signerer på referatet.  Det er imidlertid nødvendig at den ansatte får oversendt referatet, og dersom den ansatte har synspunkter på innholdet av referatet må han få anledning til å fremkomme med disse.