Slik sier man opp ansatte

Som arbeidsgiver er det viktig å gå riktig frem dersom man skulle ha behov for å si opp en eller flere ansatte. Det er mange fallgruver, og det kan fort bli tvist dersom man ikke går riktig frem i slike saker. Vi anbefaler derfor alltid arbeidsgiver å ta kontakt med advokat i forbindelse med at oppsigelse vurderes. Her gir vi en oversikt over de viktigste reglene som gjelder for oppsigelsesprosesser.

Hva skal arbeidsgiver vurdere – to grunnvilkår

Når man som arbeidsgiver skal si opp en ansatt er det et grunnvilkår at det gjennomføres en god prosess forut for en oppsigelse. Det gjelder svært strenge regler for hvordan man skal gå frem for å si opp en ansatt. Trår man ikke riktig her som arbeidsgiver, medfører det som hovedregel at en oppsigelse er ugyldig. Det blir som regel dyrt, siden den ansatte da som hovedregel vil ha krav på erstatning.

Det andre grunnvilkåret er at en oppsigelse må være godt begrunnet. Det er strenge krav til hva som kan begrunne oppsigelse av ansatte.

To hovedformer for oppsigelse – krav om saklig begrunnelse

Det skilles mellom to hovedformer for oppsigelse av ansatte. Dette er oppsigelse på grunn av forhold knyttet til den ansatte, og oppsigelse på grunn av forhold ved virksomheten.

Oppsigelse som skyldes den ansattes opptreden

Alvorlige brudd på de plikter den ansatte har i sin stilling, kan begrunne oppsigelse av den ansatte.  Dette kan for eksempel være tilfellet hvor den ansatte gjentatte ganger ikke møter på jobb, eller møter opp ruspåvirket.

Mer enkeltstående og mindre brudd på hva som forventes i arbeidsforholdet, vil ikke være nok til å si opp den ansatte. Eksempelvis dersom den ansatte enkelte ganger har kommet for sent på jobb eller utført sitt arbeid mangelfullt. Mindre alvorlige forhold kan likevel over tid og samlet sett bli nok for å si opp den ansatte.

Dersom oppsigelse skal gis på grunn av forhold som skyldes den ansatte, må arbeidsgiver kunne dokumentere de forholdene som begrunner oppsigelsen. Hvis begrunnelsen for oppsigelsen er at den ansatte ikke gjør en god nok jobb, må arbeidsgiver også kunne dokumentere at den ansatte har fått nødvendig opplæring og oppfølging.

Oppsigelse på grunn av forhold knyttet til den ansatte, kan for eksempel skyldes:

• Dårlig arbeidsprestasjon

• Ugyldig fravær

• Instruksbrudd

• Mangelfull vandel

• Rusmisbruk

• Tap av sertifikat

• Opphold i fengsel/varetekt

• Brudd på taushetsplikten

• Samarbeidsproblemer eller trakassering

Oppsigelse som skyldes forhold ved virksomheten

Dersom virksomheten har behov for å endre organisasjonen og/eller redusere antall stillinger, vil et slikt behov være begrunnelse for oppsigelse av ansatte. Dette omtales ofte som nedbemanning.

Behovet for slike endringer i staben må være saklig, men det stilles ikke krav om at virksomheten må gå i minus eller at den økonomiske situasjonen er alvorlig. Det er i stor grad opp til arbeidsgiver å vurdere om bedriftens behov nødvendiggjør oppsigelse av ansatte.   Dersom slike endringsprosesser gjennomføres på en god måte skal det normalt en del til for at ikke slike oppsigelser er holdbare.

En god gjennomføring av slike prosesser er nøkkelen til at man får dette til uten store problemer. Vurderingen av behovet for endring og begrunnelsen må gjøres på en forsvarlig og grundig måte, og det bør ikke være tvil om at begrunnelsen er reell. Gjennomføringen av endringen må således være i samsvar med begrunnelsen. Vurderingen må dokumenteres og behovet for oppsigelser forankres i skriftlige vedtak i de riktige organer i virksomheten. Utvelgelsen av ansatte og vurderingen av dette i forhold til behovet er helt sentrale vurderinger. Det anbefales alltid at virksomhetens tillitsvalgte involveres på et tidlig stadium i arbeidet med planene for prosessen, og at de ansatte informeres på en god måte når planene for prosessen foreligger. Dette vil sikre en ryddig prosess, og tillit til prosessen.   

Dersom virksomheten har over 50 ansatte, har ledelsen etter arbeidsmiljøloven plikt til å drøfte nedbemanningsprosessen med de tillitsvalgte. Dette vil normalt også være tilfellet dersom virksomheten er bundet av tariffavtale. Ved oppsigelse av mer enn 10 ansatte er det også plikter knyttet til informasjon til NAV og de tillitsvalgte, samt egne frister om når oppsigelsene får virkning.

Hvem i selskapet kan beslutte oppsigelse?

Arbeidsmiljøloven har ingen regler om hvilke personer eller organer som kan treffe beslutning om oppsigelse. I loven står det kun at oppsigelse må gis av arbeidsgiver. Hvem som har beslutningskompetanse når oppsigelse vurderes må alltid sjekkes, fordi beslutninger fattet av feil organ medfører at oppsigelser som hovedregel blir ugyldige. Hvem som har beslutningskompetanse i det enkelte tilfelle må sjekkes mot selskapslovgivning, vedtekter, retningslinjer og eventuelt styrevedtak.

Drøftelsesmøte

Arbeidsgiver må innkalle den ansatte til et drøftelsesmøte før det tas beslutning om oppsigelse. Arbeidsmiljøloven stiller ingen krav til hvordan den ansatte skal innkalles eller hvordan en slik innkalling bør se ut. Det anbefales likevel at en slik innkalling leveres til den ansatte skriftlig. I innkallingen er det videre viktig at det kommer klart frem at innkallingen gjelder et drøftelsesmøte, og at den ansatte innkalles fordi det vurderes oppsigelse av den ansatte.

Innkallingen bør gis i god tid før møtet. Det bør også stå i innkallingen at den ansatte kan ta med seg en tillitsvalgt eller en annen rådgiver som for eksempel en advokat.

I drøftelsesmøtet må arbeidsgiver gå gjennom hva som er begrunnelsen for at den ansatte vurderes sagt opp. Dersom oppsigelsen skyldes nedbemanning og omorganisering må det også redegjøres hvordan utvelgelsen mellom flere ansatte er tenkt gjennomført.

Formålet med møtet er at den ansatte skal få komme med sine synspunkter på den begrunnelsen som presenteres for den mulige oppsigelsen. Dette er viktig for å sikre at arbeidsgiver tar beslutningen om å si opp den ansatte basert på veloverveid, fullstendig og riktig informasjon, slik at oppsigelse ikke gis på feil grunnlag.

Den ansatte bør også oppfordres til å fortelle om særlige forhold som gjør at en oppsigelse vil kunne være ekstra vanskelig. Dette kan for eksempel være forhold som forsørgelsesbyrde, sykdom eller lignende.

Det er viktig at arbeidsgivere ikke tar noen beslutning om hvorvidt oppsigelse skal gis før eller i dette møtet. Denne beslutningen må først tas etter at drøftelsesmøtet er gjennomført, og den ansattes innspill og synspunkter har blitt vurdert på en ordentlig måte.

Det kan tenkes at den ansatte ikke ønsker å møte til drøftelsesmøte. Dette har den ansatte heller ingen plikt til å gjøre. Det betyr at arbeidsgivers beslutning om å si opp den ansatte kan treffes uten slikt møte og uten at arbeidsgiver har hørt den ansattes synspunkter på oppsigelsen. Det samme gjelder dersom det ikke er mulig å komme i kontakt med den ansatte, etter at man har forsøkt dette for eksempel ved å sende innkalling til den ansattes adresse.

Arbeidsgiver skal etter at møtet med den ansatte er gjennomført, ved siden å vurdere om begrunnelsen er riktig og holdbar etter å ha hørt den ansattes synspunkter, også vurdere om behovet for oppsigelsen er tilstrekkelig sterk i forhold til den ansattes behov for å beholde jobben sin. Det hender at en oppsigelse som forsåvidt har en god begrunnelse likevel ikke er sterk nok, fordi den rammer den enkelte ansatte for hardt. Da må man vurdere om heller en annen ansatt skal vurderes for oppsigelse, eventuelt ikke gjennomføre oppsigelsesprosessen likevel.

Må det skrives referat fra drøftelsesmøte?

Arbeidsgiver har ingen plikt til å skrive referat fra drøftelsesmøtet. Det anbefales likevel at det alltid skrives referat fra drøftelsesmøtet, slik at det dokumenteres at møtet faktisk ble gjennomført og hva som ble sagt. Et slikt referat kan bli viktig dersom det skulle bli tvist om oppsigelsens gyldighet. Begrunnelsen som presenteres for oppsigelsen og den ansattes syn på dette i møtet, er det sentralt å få med i referatet.

Hva skal være med i en oppsigelse?

Arbeidsmiljøloven stiller formkrav til hva en oppsigelse fra arbeidsgiver skal inneholde av informasjon. Det er derfor viktig å være svært nøyaktig når oppsigelse skal gis en ansatt. Helst bør man rådføre seg med en advokat, slik at man unngår formfeil ved oppsigelsen og at man som arbeidsgiver får problemer i ettertid. Slike feil kan bli svært ressurskrevende og ikke minst dyre.

Videre er det viktig å være klar over at en oppsigelse fra arbeidsgiver som oftest må tilpasses den aktuelle situasjonen, da innholdet vil variere avhengig av grunnlaget for oppsigelsen, stillingen som sies opp og bedriftens virksomhet.

Mal for oppsigelse på grunn av forhold ved den ansatte

Her er et eksempel på hvordan en oppsigelse kan se ut når det er forhold ved den ansatte som legges til grunn:

Mal for oppsigelse ved nedbemanning

Når oppsigelsen skyldes nedbemanning, kan dokumentet se slik ut:

Må man oppgi oppsigelsesgrunnen i oppsigelsen?

Loven stiller ikke krav om at oppsigelsesgrunnen må stå i oppsigelsesbrevet.

I praksis vises det ofte til drøftelsesmøtet med den ansatte i oppsigelsesbrevet, fordi den ansatte normalt har fått opplyst hva som er oppsigelsesgrunnen i dette møtet. Det er således praktisk å vise til begrunnelsen som ble gitt i drøftelsesmøte, og denne begrunnelsen vil da fremgå av referatet fra dette møtet.

Kan man trekke inn nye forhold eller supplere oppsigelsesgrunnen?

Arbeidsgiver bør ikke trekke inn nye forhold i begrunnelsen for oppsigelsen, etter at oppsigelsen er mottatt av den ansatte. Bakgrunnen for oppsigelsen skal ha vært gjennomgått med den ansatte i drøftelsesmøtet. Dersom arbeidsgiver senere trekker inn nye forhold, kan dette medføre at oppsigelsen virker dårlig begrunnet fra start. Dette kan føre til konflikt rundt oppsigelsen i ettertid.

Arbeidsgiver kan derimot komme med supplerende forhold til begrunnelsen for oppsigelsen i ettertid, dersom disse grunnene knytter seg til den begrunnelse som ble oppgitt i drøftingsmøtet. Dette kan være tilfelle dersom den ansatte etter oppsigelsen ble gitt har brutt arbeidsavtalen på samme måte. For eksempel kan det at den ansatte fortsetter å ikke møte opp på jobb, supplere begrunnelsen for en oppsigelse som skyldes den ansattes urettmessige fravær fra jobb.

Hvordan skal oppsigelse leveres?

Som arbeidsgiver må du alltid lage en skriftlig oppsigelse til den ansatte. Oppsigelsen må leveres til den ansatte personlig eller sendes i rekommandert brev til den ansattes adresse. Det betyr at oppsigelse som sendes på e-post ikke er gyldig.

Hvis du sender oppsigelsen ved rekommandert brev, er det viktig å være oppmerksom på at oppsigelsen ikke anses levert til den ansatte før brevet faktisk har kommet frem til den ansattes adresse. Dette vil ha betydning for når oppsigelsestiden starter å løpe. Det er derfor lurt å sende slikt rekommandert brev i god tid før den 1. i påfølgende måned.

Forhandlingsmøte etter oppsigelse er gitt – hva bør man tenke på?

Når oppsigelse er gitt kan den ansatte kreve forhandlinger - et såkalt forhandlingsmøte. Et forhandlingsmøte er et møte mellom den ansatte og arbeidsgiver, hvor målet er klargjøre forhold knyttet til oppsigelsen, og om mulig finne en løsning som begge parter er fornøyd med slik at søksmål om oppsigelsen unngås.

Den ansatte må kreve forhandlinger ved en skriftlig henvendelse, og dette må gjøres innen en frist på 2 uker etter oppsigelsen. Dersom fristen ikke overholdes, mister den ansatte retten til å kreve forhandlinger.

Det er viktig å være klar over at arbeidsgiver har en plikt til sørge for at et forhandlingsmøtet gjennomføres snarest mulig, og senest 2 uker etter den ansattes krav om forhandlinger. 

Selv om fristen ikke er overholdt, er det ingenting i veien for at arbeidsgiver likevel aksepterer å møtes til forhandlinger. Dette kan være i arbeidsgivers interesse, da forsøk på å finne en god løsning med den ansatte ofte vil være et bedre alternativ enn en tidskrevende og dyr prosess for domstolene.

Kan arbeidsgiver kreve forhandlinger?

Dersom den ansatte går til søksmål om oppsigelsen eller varsler arbeidsgiver om at dette vil gjøres, uten at forhandlinger har vært gjennomført, kan arbeidsgiver kreve forhandlingsmøte.

Arbeidsgiver må da kreve forhandlinger skriftlig. Dette må gjøres innen en frist på 2 uker, etter at arbeidsgiver har fått beskjed om at den ansatte har innledet søksmål eller varsler søksmål. 

Må det skrives referat fra forhandlingsmøte?

Arbeidsgiver har ingen plikt til å skrive referat fra forhandlingsmøtet. Det anbefales likevel at det alltid skrives referat, slik at det dokumenteres at møtet faktisk ble gjennomført og hva som ble sagt i møtet. Et slikt referat kan bli viktig, dersom det senere blir tvist om oppsigelsen.

Den ansattes rett til å fortsette i stillingen

En ansatt som har mottatt oppsigelse og som reiser søksmål om oppsigelsen, har rett til å fortsette i stillingen sin. Denne retten gjelder så lenge forhandlingene pågår eller til saken er avgjort av domstolene.

Retten til å fortsette i jobben gjelder bare ansatte som er ansatt fast. Det betyr at ansatte som er midlertidig ansatt, for eksempel som vikar, ikke har denne retten. Det samme gjelder ansatte som blir sagt opp under prøvetiden, eller som blir gitt avskjed i stedet for oppsigelse.

For å kunne fortsette i stillingen under forhandlinger, må den ansatte skriftlig ha varslet arbeidsgiver om at det kreves forhandlinger innen fristen på 2 uker etter oppsigelsen. Og den ansatte må ha reist søksmål innen fristen på 8 uker etter forhandlingene avsluttes eller oppsigelsen ble gitt, for å kunne fortsette i stillingen mens domstolen behandler saken.

Retten til å fortsette i stillingen under disse periodene er en viktig rettighet som ansatte har. Det vil gjøre det lettere for den ansatte å beholde jobben, dersom domstolen kommer til at oppsigelsen er ugyldig. Og ikke minst sikrer det den ansatte lønnsinntekt utover oppsigelsestiden.

For arbeidsgiver kan det bli dyrt at den ansatte blir værende i jobben utover den avtalte oppsigelsestiden på denne måten. Bare unntaksvis vil arbeidsgiver kunne kreve at den ansatte fratrer under en slik tvist. Kostnadene ved slike prosesser for begge parter medfører at det meget ofte inngås avtale om minnelige løsninger, i stedet for at tvisten bringes inn for domstolene.