Viktig å passe på ved endringer i ansattes arbeidsoppgaver

Må du som ansatt akseptere at arbeidsgiver bestemmer at du skal arbeide i en annen avdeling – eksempelvis gå fra arbeid som avdelingsleder til å bli selger? Kan du som er arbeidsgiver gi ansatte flere oppgaver, eller helt andre oppgaver?

Dette er spørsmål som man møter hver dag i det praktiske arbeidsliv, og slike spørsmål kom eksempelvis helt på spissen i tvisten mellom Line Andersen og NRK da hun ikke lenger fikk oppgaver som programleder i sportsavdelingen til NRK, men ble tildelt andre typer oppgaver i andre avdelinger av sin arbeidsgiver NRK.

Styringsretten

Svaret på slike spørsmål avhenger av regelsettet som kalles styringsretten. Arbeidsgiver har en styringsrett over de ansatte. Dette betyr at arbeidsgiver er den som ansetter og gir de ansatte arbeidsoppgavene, og i dette ligger at arbeidsgiver organiserer arbeidet i virksomheten og fordeler oppgavene på de ansatte. Arbeidsgiver står ikke helt fritt i dette. Arbeidsgiver har inngått en kontrakt med hver av de ansatte, og arbeidsgiver kan derfor ikke gå utenfor det som der er bestemt. Hver ansatt kan således ikke tildeles oppgaver som ligger utenfor den stilling som er fastsatt i kontrakten. Ledelsen må derfor forholde seg til ansettelseskontraktene når det tas beslutninger om nye oppgaver for ansatte.

Ansettelseskontrakten er viktig

Dette betyr at ansettelsesavtalen og det som står der om stilling er meget viktig. Står det der at man er ansatt i stilling som regnskapsmedarbeider, kan man ikke settes til å arbeide i resepsjonen eller som sekretær.

Dette har også stor betydning hva gjelder lønn. Ansettelsesavtalen fastsetter lønnen, og arbeidsgiver kan ikke sette lønnen ned helt uten videre.

Dette betyr at både arbeidsgiver og ansatte må ha et bevisst forhold til hvordan en stilling defineres i en arbeidskontrakt; arbeidsgivere bør tenke over hvor spesifikt man angir stillingen dersom det er behov for en viss fleksibilitet når noen ansettes. Ansatte må tenke over hvilken stilling man er ansatt i, og vurdere om eventuelle endringer i oppgaver som kommer senere faller innenfor eller utenfor dem stilling man er ansatt i.

Dersom en stillingsbeskrivelse er meget generelt angitt, og dersom det spesifiseres nærmere hvilke endringer en ansatt kan forvente i stillingen, åpner det opp for en stor grad av fleksibilitet i stillingsforholdet. Det betyr at arbeidsgivers rett til å pålegge nye oppgaver er mer rommelig enn der stillingen er mer spesifikt angitt. Dette er godt synlig fra starten av arbeidsforholdet, og senere endringer ligger innenfor det begge parter har akseptert.

Kravet til saklighet

Arbeidsgiver må uansett ha et saklig begrunnet behov for å kunne tildele ansatte flere eller andre oppgaver. Dette gjelder selv om oppgavene skulle ligge innenfor beskrivelsen i ansettelsesavtalen. Det betyr at en arbeidsgiver må passe på at det ikke er eller det fremstår som om det er andre grunner til slike endringer, enn det som kan begrunnes i virksomhetens behov. Dersom noen flyttes fra en avdeling til en annen uten at det fremtrer å være et reelt behov, men skyldes årsaker knyttet til personen, kan det være god grunn til å reagere for den ansatte. Årsaken til dette er at styringsretten ikke skal gi arbeidsgiver rett til å foreta endringer som i realiteten er begrunnet i utenforliggende forhold, og som innebærer en villet negativ behandling av den ansatte. Dette kan eksempelvis være at den ansatte har sagt noe som ledelsen ikke liker, og så blir den ansatte flyttet over på arbeidsoppgaver i en annen avdeling som er langt mer kjedelige enn det den ansatte er ansatt for å gjøre. For eksempel kan ikke en senior regnskapsanalytiker overflyttes til mer enkle regnskapsoppgaver fordi regnskapssjefen ikke liker den ansatte.

Det kan imidlertid tenkes at det er rene personlige forhold knyttet til en arbeidstaker som gjør at det er nødvendig å flytte en ansatt, fordi disse årsakene ikke er forenelige med virksomhetens behov. Eksempelvis der det er konflikter mellom ansatte som ikke lar seg løse på annet vis enn ved å flytte en av de ansatte.

Gode prosesser

Ved alle endringsbehov er det nødvendig med gode prosesser. Både for å unngå misnøye og for å ha det på det rene at beslutningen er holdbar i forhold til regelverket. De krav som gjør seg gjeldende er blant annet krav til å dokumentere begrunnelsen for endringen, samtaler med den/de berørte ansatte hvor denne/de får komme til ordet før endringsbeslutninger gjøres. Hvor nøye man er i slike prosesser vil avhenge av endringsbehovet. Noen ganger holder det med en e-post, andre ganger er flere møter/samtaler nødvendig.

Oppgaver som ligger utenfor stillingen/ansettelseskontrakten

Dersom arbeidsgiver ønsker å gi en ansatt helt andre oppgaver enn den stilling denne er ansatt i, kan ikke arbeidsgiver gjør dette ved å vise til reglene om styringsretten. Slike endringer er dog mulig, men denne type endringsbeslutning krever en helt særskilt endringsprosess. En slik endringsprosess leder frem til en endret ansettelsesavtale. En slik prosess leder frem til at den ansatte formelt blir tildelt andre oppgaver, men er fremdeles ansatt. Stillingen blir da beskrevet annerledes i ny ansettelseskontrakt. En slik endringsprosess betegnes som endringsoppsigelse.

Endringsoppsigelse; ansettelsesforholdet videreføres men med betydelige endringer

Ved en endringsoppsigelse endrer arbeidsgiver den nåværende arbeidskontrakten, men avslutter den ikke. En slik endringsprosess krever at reglene for oppsigelse i arbeidsmiljøloven følges.

Det betyr at det skal foretas drøftelser med videre slik som ved vanlige oppsigelser. Og reglene om oppsigelsestid gjelder. Slike endringer kan derfor ikke gjennomføres før det gis en skriftlig endringsoppsigelse hvor det fremgår hvilke oppgaver – nytt stillingsinnhold – som vil gjelde for den ansatte etter utløpet av den oppsigelsestid som gjelder etter den opprinnelige ansettelsesavtalen.

Tilbud, signering av nye avtaler

Det er blitt en praksis der endringsoppsigelser gjennomføres ved at den ansatte tilbys ny stilling, og blir bedt om å akseptere ved å signere på en ny ansettelsesavtale. Dette er en valgt praksis og kan være hensiktsmessig der det ligger til rette for det. I mange tilfeller er dette ikke helt uproblematisk, og både arbeidsgiver og den ansatte kan lett trå feil her. Her er det derfor flere ting både arbeidsgiver og arbeidstaker bør være oppmerksom på.

Store endringer i ansettelsesforholdet har arbeidsgiver lov til å gjøre dersom reglene for oppsigelser er fulgt. Arbeidsgiver er derfor ikke avhengig av den ansattes aksept for å gjennomføre dette. Dette kan gjennomføres som en ensidig beslutning dersom det er nødvendig, i praksis ved at den ansatte får beskjed om endringen i et eget brev. Et slik endringsbrev må være avstemt mot reglene om oppsigelse.

Som arbeidsgiver trenger man derfor ikke presse ansatte til å signere noe de er usikre på, eller unnlate å gjennomføre endringene dersom man ikke får slik signatur. Det holder at man som arbeidsgiver informere om at de nye oppgavene/den nye stillingen, forutsettes å bli utført av den ansatte. Dersom den ansatte ikke er enig i oppgavene, har denne valget mellom å si opp selv, eller å innlede en rettslig prosess for å avklare om endringen er lovlig.

Sett fra den ansattes side er det også et poeng at man altså ikke behøver å gi uttrykkelig aksept for endringene eller signere på en ny ansettelsesavtale når arbeidsgiver ønske å gjøre vesentlige endringer i stillingen. Dersom man som ansatt er usikker på de endringene som er gjort eller man er ganske misfornøyd, er det tilstrekkelig å innrette seg ved å utføre de nye oppgavene man har fått beskjed om. Man kan da undersøke nærmere med sin fagforening eller med advokat, om det er grunnlag for å protestere på endringene. Dersom man som ansatt faktisk signerer på en ny ansettelsesavtale, som man er sterkt uenig i, taper man retten til å ta opp saken for domstolene.

Noen arbeidsgivere har gjort den feilen at de ønsker å si opp en ansatte som ikke vil signere en ny ansettelsesavtale etter slike endringer. Det er som vi skriver her ikke nødvendig, og det er også sterkt å fraråde juridisk sett, siden en slik begrunnelse for en oppsigelse ikke er holdbar.

Dersom du har behov for bistand i forbindelse med endringer i virksomheten, er det bare å ta kontakt med oss.

Illustrasjonsfoto: Israel Andrade / Unsplash